PriOffice – Dienstspecifieke Voorwaarden

Artikel 1. Toepasselijkheid en reikwijdte

1.1 Toepasselijkheid

Deze PriOffice - Dienstspecifieke Voorwaarden (hierna: “PriOffice - Voorwaarden”) zijn van toepassing op de kantoor-, werkplek- en gerelateerde diensten die PriOffice B.V. (hierna: “PriOffice”), gevestigd en kantoorhoudend te 2497GK Den Haag, Laan van Waalhaven 139a, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 74869116, aanbiedt aan zakelijke klanten (Leden).

1.2 Reikweidte

Deze PriOffice - Voorwaarden gelden naast de PriServices – Algemene Voorwaarden. In geval van strijdigheid tussen beide sets voorwaarden, prevaleren deze PriOffice – Voorwaarden voor de PriOffice-dienst.
Op alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot het PriPortal, de website(s) en gerelateerde software zijn de bepalingen uit artikel 12 van de PriServices – Algemene Voorwaarden van toepassing, die onlosmakelijk deel uitmaken van deze Dienstspecifieke Voorwaarden.

1.3 Structuur

PriOffice B.V. is een zelfstandige vennootschap onder PriServices B.V.. De financiële administratie (o.a. beheer depot, facturering, incasso) kan namens PriOffice worden uitgevoerd door PriServices B.V..

Artikel 2. Abonnement en huurovereenkomst

2.1 Abonnement

Door het aangaan van een overeenkomst met PriOffice wordt de Klant “Lid” van PriOffice. Dit abonnement omvat het recht om (op flexibele basis) gebruik te maken van een werkplek of kantoorlocatie, conform de voorwaarden en faciliteiten zoals op de PriOffice-website of in de overeenkomst vermeld.
Het abonnement is uitsluitend bedoeld voor zakelijke klanten (B2B). PriOffice levert geen diensten aan consumenten.

2.2 Huurovereenkomst

Indien gewenst kan de Klant kosteloos een separate huurovereenkomst downloaden of ondertekenen, waarmee wordt bevestigd dat er een (flexibele) werkplek of kantoorruimte beschikbaar is.
Dit kan dienen als bewijs voor o.a. het handelsregister (KvK) of andere instanties, waarmee wordt aangetoond dat de Klant daadwerkelijk gebruik kan maken van de PriOffice-locatie voor zakelijke doeleinden.

2.3 AML/KYC-check

Voor naleving van wet- en regelgeving (waaronder anti-witwaswetgeving) is PriOffice verplicht een KYC-check (ID-check) uit te voeren. Indien de Klant niet, onvoldoende of niet tijdig meewerkt aan deze controle, kan PriOffice de dienstverlening weigeren, opschorten of het account “standby” zetten.
Gedurende de periode dat het account (deels) op standby staat, blijven de abonnementskosten doorlopen, tenzij PriOffice schriftelijk anders aangeeft. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om de KYC-procedure spoedig te voltooien.

2.4 Koppeling met PriPost (en geen pakketontvangst)

Voor postverwerking is een abonnement bij PriPost verplicht. PriOffice zelf verwerkt geen post en staat niet toe dat Klanten fysiek post ophalen op de PriOffice-locatie.
Ook is de locatie niet bedoeld voor het ontvangen van pakketten. De Klant kan hiervoor een aparte overeenkomst afsluiten met PriParcel en een PriParcel-locatie gebruiken.

Artikel 3. Looptijd, opzegging en boeteclausule

3.1 Looptijd en opzegtermijn

De PriOffice-dienst wordt in beginsel voor onbepaalde tijd aangegaan, tenzij in een offerte of schriftelijke overeenkomst een bepaalde looptijd is vermeld.
De wijze van opzegging en de opzegtermijn volgen uit de PriServices – Algemene Voorwaarden, artikel 6, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

3.2 Gevolgen bij einde abonnement: ongeoorloofd adresgebruik, ongewijzigd adres handelsregister

Ongeoorloofd adresgebruik (algemeen)

Na beëindiging of ontbinding van de overeenkomst met PriOffice (hierna: “opzegdatum”), dient de Klant het PriOffice-adres niet langer te gebruiken, bijvoorbeeld bij het handelsregister (KvK), op websites of drukwerk.
Indien de Klant na beëindiging toch het PriOffice-adres blijft gebruiken, is PriOffice gerechtigd een boete in rekening te brengen ter hoogte van: het geldende maandabonnementstarief, vermeerderd met €15,– administratiekosten per maand dat het adres onrechtmatig wordt gebruikt.
Deze boete laat het recht van PriOffice op aanvullende schadevergoeding onverlet, indien er sprake is van verdergaande schade of onrechtmatig gebruik.

Verplichting tot uitschrijven handelsregister

De Klant is verplicht om bij het handelsregister niet langer het PriOffice-adres te vermelden zodra het abonnement bij PriOffice is geëindigd. De Klant dient uiterlijk op de opzegdatum het vestigingsadres te wijzigen bij het handelsregister.
Als de Klant dit nalaat en feitelijk ingeschreven blijft op het PriOffice-adres of dit adres blijft gebruiken op een website of andere communicatie, kan PriOffice wettelijk verplicht zijn om:

De KvK te verzoeken een onderzoek in te stellen naar het actuele vestigingsadres van de Klant;
De Belastingdienst te informeren over de feitelijke beëindiging van het PriOffice-adres;
Eventueel een melding te doen in het kader van de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme).

Maatregelen bij ongewijzigd adres

PriOffice kan PriPost verzoeken eventuele post afkomstig van het handelsregister en/of Belastingdienst retour afzender te sturen en de (eventuele) Postbox van de Klant op STANDBY te plaatsen.
PriOffice heeft het recht de opzegging te herroepen als blijkt dat de Klant feitelijk nog op het PriOffice-adres staat ingeschreven in het handelsregisgter en niet meewerkt aan uitschrijving of op een andere manier aantoonbaar het adres gebruikt. In dat geval wordt de Overeenkomst geacht nimmer te zijn geëindigd en blijft de Klant de gebruikelijke abonnementskosten en eventueel boetes verschuldigd.

Administratiekosten bij zelf uitschrijven door PriOffice

Indien PriOffice, door nalatigheid van de Klant, zelf het adres moet laten uitschrijven bij het handelsregister en aanvullende correspondentie met instanties moet voeren (zoals de Belastingdienst of een Wwft-melding), is PriOffice gerechtigd minimaal €65 aan administratiekosten in rekening te brengen.
Deze kosten dekken de tijd en inspanning die PriOffice maakt om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen.
Indien de Klant deze administratiekosten niet binnen de gestelde termijn voldoet, kan PriOffice openstaande bedragen verrekenen of andere maatregelen nemen conform de PriServices – Algemene Voorwaarden.

Terugbetaling administratiekosten bij reactivering

Als de Klant binnen drie (3) maanden na de opzegdatum de Overeenkomst laat herroepen en het account weer activeert (conform artikel 3.3 over herroeping), kan PriOffice besluiten de eerder betaalde administratiekosten geheel of gedeeltelijk te crediteren, mits de handelsregister-registratie tijdig is gecorrigeerd en geen extra handelingen nodig zijn.
Deze bepaling is een discretionaire bevoegdheid van PriOffice en geeft de Klant geen afdwingbaar recht op restitutie.

3.3 Beëindiging en herroeping bij wanbetaling

Beëindiging wegens wanbetaling
Indien de Klant structureel of herhaaldelijk in gebreke blijft bij de betaling van (abonnements)kosten of andere verschuldigde bedragen, is PriOffice gerechtigd de Overeenkomst te beëindigen of te ontbinden. De Klant verliest daarmee onmiddellijk het recht om de PriOffice-locatie en het PriOffice-adres te gebruiken. Maakt de Klant na beëindiging toch gebruik van de faciliteiten of het adres, dan is de Klant een boete of aanvullende kosten verschuldigd volgens de bepalingen in deze PriOffice-voorwaarden of in de PriServices – Algemene Voorwaarden.
Herroeping binnen 3 maanden
Ongeacht de formele beëindiging wegens wanbetaling behoudt PriOffice zich het recht voor om binnen drie (3) maanden na die beëindiging de beëindiging te herroepen, indien de Klant alsnog alle openstaande bedragen (inclusief eventuele boetes en kosten) voldoet. Deze herroeping is een discretionaire bevoegdheid: de Klant kan niet eisen dat PriOffice de beëindiging herroept.
Effect van herroeping
Indien PriOffice de beëindiging herroept, wordt de Overeenkomst geacht nimmer te zijn geëindigd. De Klant is vanaf de datum van herroeping (of, naar keuze van PriOffice, vanaf de oorspronkelijke beëindigingsdatum) de gebruikelijke abonnementskosten verschuldigd. Eventuele boetes of kosten voor ongeoorloofd gebruik blijven onverminderd van kracht.
Definitief einde
Betaalt de Klant niet binnen drie (3) maanden, of besluit PriOffice geen gebruik te maken van haar herroepingsrecht, blijft de beëindiging onverminderd van kracht en is de Overeenkomst definitief geëindigd.

Artikel 4. Gebruik van de locatie en faciliteiten

4.1 Toegang en werkplekken

Klanten hebben toegang tot de PriOffice-locatie tijdens de reguliere openingstijden, zoals die op de website of in de overeenkomst zijn vermeld.
De Klant kan een werkplek of (indien overeengekomen) een vaste kantoorruimte gebruiken. Zonder reservering of buiten openingstijden kan PriOffice de toegang weigeren of beperken.

4.2 Gedragsregels en huisregels

De Klantdient zich te houden aan de huisregels van PriOffice omtrent orde, netheid, veiligheid en het voorkomen van overlast. De PriOffice huisregels maken deel uit van deze voorwaarden en kunnen worden bekeken via de volgende link: https://www.legaldocs.center/priservices/t01-nl-office-houserules.html
PriOffice kan de Klant of diens bezoekers de toegang ontzeggen bij ernstige overtredingen van de huisregels. Schade veroorzaakt door de Klant voor rekening van de Klant.

4.3 Reserveringen en annuleringen

Reserveringen - Reserveringen komen tot stand op een nader te bepalen wijze (bijv. e-mail, telefoon, portaal) en zijn geldig nadat deze door PriOffice is bevestigd.
Annulering van de reservering door de Klant - Bij annulering door de Klant geldt het volgende annuleringstarief over de “reserveringswaarde”:
a) > 1 maand voor de reserveringsdatum: 0%
b) 1 maand – 14 dagen: 25%
c) 14 – 7 dagen: 50%
d) < 7 dagen: 100%
Annulering van de reservering door PriOffice - Indien PriOffice een reservering annuleert, betaalt PriOffice een eventueel reeds betaald bedrag volledig terug. Als er nog geen betaling door de Klant heeft plaatsgevonden, is PriOffice geen restitutie verschuldigd.

Artikel 5 – Toegangsmiddelen en sleutelbeheer

5.1 Elektronische sloten en toegang

PriOffice-locaties zijn voorzien van elektronische sloten of andere toegangsmiddelen (bijvoorbeeld een app of pincode). De Klant dient, indien van toepassing, deze app op zijn/haar smartphone te installeren of anderszins de verstrekte toegangsmiddelen te gebruiken.
Indien PriOffice in plaats van of naast de app fysieke sleutels, sleuteltags of pincodes verstrekt, is de Klant verplicht deze zorgvuldig te bewaren en uitsluitend zelf te gebruiken. Het is niet toegestaan deze middelen te kopiëren of aan derden te verstrekken zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van PriOffice.

5.2 Geen toegang voor onbevoegden

De Klantmag derden niet zelfstandig toegang geven tot de PriOffice-locatie, tenzij de Klant zelf aanwezig is én de locatiemanager/administratie hiervan vooraf op de hoogte is gesteld.
De Klant blijft altijd verantwoordelijk voor het gedrag en eventuele schade veroorzaakt door personen die op diens uitnodiging of met diens toegangsmiddelen de locatie betreden.

5.3 Verlies, diefstal of vermoeden van misbruik

Bij verlies van een toegangsmiddel (fysiek of elektronisch), diefstal of bij ieder vermoeden van misbruik dient de Klant PriOffice onverwijld (bijv. via e-mail/telefoon) te informeren.
PriOffice kan in dat geval de toegangsmiddelen (bijv. pincode) blokkeren en/of vervangen, en de Klant is gehouden alle redelijke instructies van PriOffice op te volgen.

5.4 Kosten en aansprakelijkheid

Indien PriOffice naar eigen inzicht een nieuw toegangsmiddel of (locker)sleutel uitgeeft vanwege verlies, diefstal of misbruik, kan PriOffice de daaraan verbonden kosten in rekening brengen bij de Klant.
De Klantis aansprakelijk voor alle schade (direct of indirect) die voortvloeit uit misbruik of onbevoegd gebruik van toegangs- of sleutelmiddelen, tenzij de Klant kan aantonen dat hij/zij alle noodzakelijke maatregelen heeft genomen om zulk misbruik te voorkomen.

5.5 Sancties bij overtreding

Bij herhaaldelijk of ernstig overtreden van dit artikel (bijv. door structureel aan derden toegang te verschaffen zonder toestemming), kan PriOffice de Overeenkomst opzeggen conform de bepalingen in deze Dienstspecifieke Voorwaarden.
Eventuele schade of aanvullende kosten die PriOffice daardoor lijdt, kan PriOffice op de Klant verhalen, onverminderd het recht op schadevergoeding voor gevolgschade als er sprake is van opzettelijk misbruik.

Artikel 6. Borg

6.1 Hoogte borg

PriOffice vraagt bij het aangaan van het abonnement en/of een huurovereenkomst een borg. De hoogte daarvan is afhankelijk van de gekozen abonnementsvorm (bijv. flexwerkplekken, vaste kantoorruimte).
De precieze borgsom staat vermeld in de overeenkomst of in het PriPortal.

6.2 Beheer en terugstorting

De borg wordt beheerd door PriServices B.V. en is zichtbaar voor de Klant in het online portaal.
Na beëindiging van het abonnement en als alle facturen zijn voldaan, wordt de borg teruggestort in het Depot van de Klant. PriOffice/PriServices heeft het recht openstaande vorderingen en eventuele schade eerst te verhalen op de borg.

Artikel 7. Tarieven en betalingen

7.1 Abonnements- en huurtarieven

De maandelijkse tarieven voor het abonnement, en eventuele vaste kantoorruimte, staan op de PriOffice-website of in het PriPortal.
Eventuele extra kosten (zoals vergaderruimte, aanvullende faciliteiten) worden apart vermeld.

7.2 Depot en facturering

Alle betalingen (abonnement, huur, aanvullende diensten) verlopen via het door PriServices beheerde Depot of op factuurbasis, zoals beschreven in de PriServices – Algemene Voorwaarden.
Bij te late betaling is PriOffice (via PriServices) gerechtigd de toegang tot de locatie te ontzeggen en/of het abonnement op te schorten.

7.3 Tariefwijzigingen

PriOffice kan abonnements- en huurtarieven periodiek aanpassen. De Klant wordt minimaal één kalendermaand vooraf geïnformeerd. Bij weigering van de nieuwe tarieven kan de Klant opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 8. Aansprakelijkheid en vrijwaring

8.1 Zakelijk gebruik

PriOffice levert diensten uitsluitend aan zakelijke klanten (Leden). Bepalingen van consumentenrecht zijn niet van toepassing. De Klant garandeert dat hij/zij de dienst gebruikt voor ondernemings- of beroepsdoeleinden.
De algemene beperkingen van aansprakelijkheid (zoals beschreven in de PriServices – Algemene Voorwaarden) zijn onverminderd van toepassing.

8.2 Schade en verzekering

De Klant is zelf verantwoordelijk voor verzekering van eigen eigendommen (laptop, apparatuur, etc.). PriOffice is niet aansprakelijk voor diefstal, verlies of beschadiging hiervan, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid door PriOffice.
Indien de Klant schade veroorzaakt aan de eigendommen of inventaris van PriOffice, komen de herstelkosten voor rekening van de Klant.

8.3 Vrijwaring

De Klant vrijwaart PriOffice en PriServices voor alle aanspraken van derden die het gevolg zijn van onrechtmatig of ongepast gebruik van de PriOffice-locatie (bijv. fraude, illegale activiteiten).

Artikel 9. Overige bepalingen

9.1 Wet- en regelgeving

De Klant is zelf verantwoordelijk voor naleving van alle wettelijke verplichtingen, waaronder correcte handelsregister-registratie, fiscale verplichtingen en gemeentelijke voorschriften.

9.2 Wijzigingen Dienst

PriOffice kan de inhoud van de kantoor- en abonnementsdiensten wijzigen of gedeeltelijk beëindigen om zakelijke, wettelijke of operationele redenen. De Klant wordt hiervan minimaal één kalendermaand van tevoren op de hoogte gesteld, tenzij dringende redenen een kortere termijn rechtvaardigen.
Indien de wijziging voor de Klant een substantieel nadeel oplevert, mag de Klant de overeenkomst opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.

9.3 Rechtskeuze en forum

Op deze PriOffice - Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Den Haag, zoals bepaald in de PriServices – Algemene Voorwaarden.

9.4 Wijziging en versie

Deze Dienstspecifieke Voorwaarden zijn voor het laatst gewijzigd op de hieronder vermelde datum en gepubliceerd op de website van PriOffice.
Van toepassing is steeds de laatst gepubliceerde versie, zoals van kracht ten tijde van het aangaan van de Overeenkomst.
In geval van tegenstrijdigheden of verschillen tussen de Nederlandse versie van deze voorwaarden en de vertalingen in andere talen, is de Nederlandse versie bindend.