PriPost – Dienstspecifieke Voorwaarden

Artikel 1. Toepasselijkheid en reikwijdte

1.1 Toepasselijkheid

1.2 Reikweidte

1.3 Structuur

Artikel 2. Dienstomschrijving

2.1 Postontvangst en verwerking

  1. PriPost biedt de service aan om post te ontvangen, te scannen, te bewaren en/of door te sturen namens de Klant. Via het PriPortal kan de Klant aangeven hoe PriPost de post moet verwerken (bijv. scannen en e-mailen, doorsturen, vernietigen).
  2. PriPost kan poststukken voor de klant accepteren op, door de Klant ingestelde ontvangst locatie in het PriPortal.

2.2 Geen fysieke postafhaling

  1. Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen, is het niet mogelijk om poststukken fysiek af te halen bij PriPost-locaties. De verwerking geschiedt digitaal (scan & e-mail) of via doorsturen per reguliere post of koerier.

2.3 Koppeling met andere diensten

  1. Indien de Klant ook gebruikmaakt van PriOffice, is een PriPost-abonnement verplicht om de inkomende post te laten verwerken.
  2. Voor de ontvangst van pakketzendingendienst de klant een PriParcel abonnement af te sluiten. PriPost verwerkt alleen brieven en documenten, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2.4 Inhoudelijke beperkingen & AML/KYC

  1. PriPost kan bepaalde poststukken weigeren of niet verwerken als die (vermoedelijk) illegale of gevaarlijke inhoud hebben, dan wel als er sprake is van misbruik.
  2. Ter voorkoming van fraude en in overeenstemming met eventuele anti-witwaswetgeving (AML) en KYC-regels, kan PriPost de Klant verzoeken om identificatiedocumenten te overleggen. Bij onvoldoende medewerking kan PriPost de dienstverlening opschorten of beëindigen (zie ook de PriServices – Algemene Voorwaarden over opschorting en ontbinding).

Artikel 3. Tarieven en depot

3.1 Verwijzing naar PriServices – Algemene Voorwaarden

  1. De algemene financiële regelingen (Depot, incasso, betalingsvoorwaarden) volgen uit Artikel 4 van de PriServices – Algemene Voorwaarden.
  2. De Klant is verplicht te allen tijde voldoende saldo in het Depot te hebben om de verwerkings- en verzendkosten te dekken.

3.2 Specifieke PriPost-tarieven en prijslijst

  1. De tarieven voor postverwerking (bijv. per scan, per doorstuurmoment, brievenbuspakket) staan vermeld op de PriPost-website of in een actuele prijslijst. De Klant kan deze prijslijst raadplegen via de website van PriPost (https://www.pripost.eu/postbox-tarieven).
  2. PriPost kan de tarieven periodiek wijzigen volgens de procedure in de PriServices – Algemene Voorwaarden (artikel 4.4).

3.3 Tekort in depot

  1. Indien het Depot ontoereikend is, kan PriPost de postverwerking (tijdelijk) opschorten. Poststukken worden dan niet doorgezonden of gescand totdat het saldo is aangevuld.
  2. PriPost kan in dat geval besluiten post te retourneren aan de afzender of (beperkt) te bewaren totdat er weer voldoende saldo is. Eventuele bewaarkosten kunnen bij de Klant in rekening worden gebracht.

4.1 Verwerkersovereenkomst

  1. Indien PriPost optreedt als verwerker (bijvoorbeeld voor zakelijke klanten die gegevens van derden laten verwerken via ProPost), kan een separate verwerkersovereenkomst (DPA) van toepassing zijn. Deze is te vinden op:
    https://www.legaldocs.center/priservices/t01-nl-post-dpa.html
  2. In de verwerkersovereenkomst worden de verplichtingen en aansprakelijkheden van partijen inzake de verwerking van persoonsgegevens nader geregeld.

Artikel 5. Aansprakelijkheid en vrijwaring

5.1 Aanvullend op PriServices – Algemene Voorwaarden

  1. De algemene beperkingen van aansprakelijkheid (zie de PriServices – Algemene Voorwaarden) gelden onverminderd.
  2. PriPost is niet aansprakelijk voor indirecte schade (gevolgschade, gederfde winst, reputatieschade) of schade door vertraging, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid van PriPost.

5.2 Transport door derden

  1. Zodra PriPost de post doorstuurt via een externe vervoerder (bijv. PostNL, koerier), ligt de verdere verantwoordelijkheid bij deze derde partij. PriPost is niet aansprakelijk voor schade, verlies of vertraging tijdens het transport, behoudens opzet of grove nalatigheid van PriPost zelf.

5.3 Inhoud en legaliteit

  1. PriPost controleert niet actief de inhoud van de poststukken. De Klant vrijwaart PriPost voor alle claims van derden die verband houden met illegale, ongewenste of rechtenschendende inhoud.
  2. Indien PriPost vermoedt dat de poststroom wordt gebruikt voor onrechtmatige, frauduleuze of strafbare doeleinden, is PriPost gerechtigd de Overeenkomst onmiddellijk te ontbinden en kan zij de bevoegde autoriteiten inschakelen.

Artikel 6. Opzegging en gevolgen

6.1 Looptijd en opzegtermijn

  1. De PriPost-dienst wordt in beginsel voor onbepaalde tijd aangegaan, tenzij in een offerte of schriftelijke overeenkomst een bepaalde looptijd is vermeld.
  2. De wijze van opzegging en de opzegtermijn volgen uit de PriServices – Algemene Voorwaarden, artikel 6, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

6.2 Afhandeling van bestaande post

  1. Na de (definitieve) opzegdatum zal PriPost geen nieuwe post meer aannemen of verwerken. Poststukken die vóór de opzegdatum zijn binnengekomen, worden nog maximaal 2 weken verwerkt of doorgestuurd (of conform andere overeengekomen instructies), tenzij anders afgesproken.
  2. De Klant dient een adreswijziging door te geven aan afzenders. PriPost is niet verantwoordelijk voor de doorzending van post die binnenkomt na de afgesproken periode.

6.3 Boete bij ongeoorloofd adresgebruik

  1. Ongeoorloofd adresgebruik
    Bij ontbinding of beëindiging van de overeenkomst met PriPost (bijv. opzegging van de postservice) dient de Klant elk gebruik van het PriPost-adres te staken.
  2. Boete
    Indien de Klant na beëindiging toch het PriPost-adres blijft gebruiken (bijv. inschrijving bij KvK, vermelding op website, etc.), kan PriPost een boete in rekening brengen ter hoogte van geldende maandabonnementstarief plus 15 euro administratiekosten per maand. Zie tevens Artikel 7 (Ongeoorloofd gebruik na beëindiging) van de PriServices – Algemene Voorwaarden voor de algemene boeteclausule.
  3. Aanvullende schade
    Deze boete laat het recht van PriPost op aanvullende schadevergoeding onverlet, indien er sprake is van verdergaande schade door misbruik of onbevoegd adresgebruik.

6.4 Beëindiging wegens wanbetaling en herroeping

  1. Beëindiging - Indien de Klant toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn betalingsverplichtingen (bijv. wanbetaling of structureel onvoldoende Depot), is PriPost gerechtigd de Overeenkomst te beëindigen of te ontbinden. De Klant verliest daarmee elk recht op gebruik van het PriPost-adres en dienst.
  2. Voortgezet gebruik - Maakt de Klant toch (bijv.) gebruik van het PriPost-adres na de beëindiging, dan is de Klant een boete verschuldigd conform artikel 5.3 of overige bepalingen in de PriServices – Algemene Voorwaarden.
  3. Herroeping binnen 3 maanden - Ongeacht de formele beëindiging behoudt PriPost zich het recht voor om binnen drie (3) maanden na de datum van beëindiging deze beëindiging te herroepen, indien de Klant alsnog aan al zijn betalingsverplichtingen (inclusief eventuele boetes en kosten) voldoet. Dit is een discretionaire bevoegdheid van PriPost; de Klant kan hierop geen afdwingbaar recht doen gelden.
  4. Gevolg van herroeping - Indien PriPost de beëindiging herroept, wordt de Overeenkomst geacht nimmer te zijn geëindigd. De Klant is in dat geval de gebruikelijke abonnementskosten verschuldigd vanaf de datum van herroeping (of, indien gewenst, terugwerkend vanaf de oorspronkelijke beëindigingsdatum - zie onderliggende afspraken). Eventuele boetes over ongeoorloofd gebruik in de tussenliggende periode blijven verschuldigd.
  5. Definitief einde - Betaalt de Klant niet binnen drie (3) maanden, of besluit PriPost de beëindiging niet te herroepen, dan blijft de beëindiging onverminderd van kracht en is de Overeenkomst definitief geëindigd.

Artikel 7 – Gebruik van geadresseerden

7.1 Definitie en doel

  1. PriPost biedt klanten de mogelijkheid om extra geadresseerden toe te voegen aan een Postbox. Deze geadresseerden zijn uitsluitend bedoeld voor:
    • Particuliere Klanten: directe familieleden, zoals partner en kinderen.
    • Zakelijke Klanten: extra handelsnamen of nevenbedrijven die volledig eigendom zijn van de Zakelijke klant.
  2. Het toevoegen van derden zonder directe relatie met de Klant, zoals derden, externe bedrijven of andere niet-gelieerde partijen, is niet toegestaan zonder expliciete toestemming van PriPost.
  3. PriPost heeft het recht te allen tijde controleren of de toegevoegde geadresseerden voldoen aan deze voorwaarden.

7.2 Verantwoordelijkheid en vrijwaring van de klant

  1. De Klant is volledig verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van de toegevoegde geadresseerden en garandeert dat er een directe zakelijke of persoonlijke relatie bestaat met iedere geadresseerde.
  2. De Klant dient te allen tijde te voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) en andere relevante wetgeving met betrekking tot het verlenen van domicilie en postverwerking.
  3. In het kader van de WWFT draagt de Klant de verantwoordelijkheid om te allen tijde te kunnen aantonen wie de geadresseerden zijn en wat de aard van de relatie met deze personen of entiteiten is.
  4. Indien PriPost twijfels heeft over de rechtmatigheid van een geadresseerde of mogelijke strijdigheid met de WWFT, kan PriPost aanvullende documentatie opvragen en de Postbox tijdelijk op standby zetten totdat de Klant de gevraagde informatie heeft verstrekt.
  5. Vrijwaring: Indien PriPost of een aan haar gelieerde onderneming door derden (waaronder toezichthouders, autoriteiten of andere partijen) wordt aangesproken als gevolg van het toevoegen of gebruik van geadresseerden door de Klant, vrijwaart de Klant PriPost en haar gelieerde ondernemingen volledig. De Klant is gehouden alle schade, kosten en boetes die hieruit voortvloeien volledig te vergoeden.

7.3 Limieten en beperkingen

  1. Voor particuliere klanten geldt een maximum van tien (10) extra geadresseerden.
  2. Voor zakelijke klanten geldt een maximum van vijftien (15) extra geadresseerden.
  3. Bewijslast zakelijke klanten: Indien een zakelijke Klant extra handelsnamen of nevenbedrijven toevoegt als geadresseerde, dient hij aan te tonen dat hij gerechtigd is deze namen te gebruiken. Dit bewijs dient te worden geleverd door een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK) of een vergelijkbaar document te uploaden in het account. PriPost behoudt zich het recht voor om deze informatie op te vragen, de administratieve kosten hiervoor door te belasten en, bij ontbreken van voldoende bewijs, de geadresseerde te verwijderen of de Postbox op standby te zetten.
  4. Zakelijke Klanten die extra geadresseerden willen toevoegen voor bedrijfsmatige doeleinden, zoals bewindvoerders, advocaten of andere dienstverleners die post ontvangen namens derden, dienen vooraf schriftelijke toestemming van PriPost te verkrijgen. PriPost kan aanvullende documentatie of informatie opvragen voordat goedkeuring wordt verleend.

7.4 Toevoeging van geadresseerden door PriPost

  1. Indien PriPost vaststelt dat een bepaalde geadresseerde feitelijk wordt gebruikt door de Klant zonder dat deze is geregistreerd, heeft PriPost het recht deze geadresseerde alsnog toe te voegen aan het account van de accounthouder.
  2. De Klant wordt hiervan op de hoogte gesteld en heeft de mogelijkheid om bezwaar te maken binnen een door PriPost gestelde termijn. Indien geen geldig bezwaar wordt ingediend, blijft de geadresseerde toegevoegd aan het account.

7.5 Handhaving, sancties en boeteclausule

  1. Bij constatering van misbruik of afwijkingen van deze voorwaarden kan PriPost de Postbox op standby zetten en aanvullende informatie opvragen van de Klant.
  2. Indien na onderzoek blijkt dat de geadresseerden niet voldoen aan de gestelde criteria, behoudt PriPost zich het recht voor de extra geadresseerden te verwijderen, het account op te schorten of andere passende maatregelen te nemen.
  3. In gevallen van herhaaldelijk of ernstig misbruik kan PriPost het account beëindigen zonder restitutie van reeds betaalde bedragen.
  4. Boeteclausule: Indien de accounthouder in strijd handelt met dit artikel, met name met betrekking tot het onrechtmatig toevoegen of gebruiken van geadresseerden, is de accounthouder zonder nadere ingebrekestelling een direct opeisbare boete van €25 per overtreding per geadresseerde verschuldigd. PriPost behoudt zich het recht voor om deze boete bij herhaling opnieuw in rekening te brengen, zolang de overtreding voortduurt of zich opnieuw voordoet. Dit laat onverlet het recht van PriPost om volledige schadevergoeding te vorderen indien de daadwerkelijk geleden schade hoger is dan het boetebedrag.

Artikel 8 – Gebruik van de Postbox, pakketten en achtergebleven goederen

8.1 Geen pakketverwerking door PriPost

  1. PriPost is niet ingericht of toegerust voor de verwerking van pakketten. Indien er toch pakketzendingen op het PriPost-adres binnenkomen, zullen deze in principe worden overgedragen aan PriParcel voor verdere verwerking.
  2. Een zending (met name pakketten) kan als “achtergebleven goed” worden aangemerkt in onder meer de volgende gevallen:

8.2 Achtergebleven goederen

  1. Indien een zending eenmaal is aangemerkt als “achtergebleven goed,” zal PriPost het recht hebben om na drie (3) maanden over te gaan tot verwijdering, vernietiging, retour afzender of afvoer van de zending, ongeacht de (vermoede) waarde ervan.
  2. Voor zover wettelijk toegestaan, kan PriPost daarbij niet aansprakelijk worden gesteld voor enig verlies, vernietiging of de onbeschikbaarheid van de zending, ook niet als de zending een eventuele waarde vertegenwoordigde. Het feit dat de zending wordt verwijderd, vernietigd of niet meer beschikbaar is, laat eventuele openstaande vorderingen van PriPost op de accounthouder onverlet.
  3. De accounthouder vrijwaart PriPost voor alle schade die kan voortvloeien uit deze handeling. PriPost is niet gehouden tot enige schadevergoeding of compensatie als de accounthouder alsnog aanspraak maakt op het achtergebleven goed na de drie maanden-periode.

8.3 Fair Use principe voor postadressen

  1. De postadressen van PriPost zijn in beginsel bedoeld voor het ontvangen van reguliere post gericht aan de (rechtmatige) houder van het postadres. PriPost hanteert een “fair use”-principe: het dient te gaan om een redelijk volume aan post, passend bij het type (particulier of zakelijk) gebruik.
  2. Indien PriPost oordeelt dat de Klant buitensporig veel post ontvangt (bijv. massale mailings, ongepaste volumes), wordt de Klant schriftelijk of elektronisch gewaarschuwd. De Klant heeft dan veertien (14) dagen om de situatie te normaliseren.
  3. Indien deze schending van het fair use-principe voortduurt, is PriPost gerechtigd de overeenkomst met een opzegtermijn van dertig (30) dagen te beëindigen, onverminderd het recht op aanvullende kosten (bijv. extra verwerkingskosten) bij overmatig gebruik.

8.4 Verboden gebruik als verzending- of retouradres voor mailingacties

  1. De postadressen van PriPost zijn niet bedoeld als verzend- of retouradres voor grootschalige mailingacties of soortgelijke activiteiten.
  2. Indien PriPost constateert dat het adres op deze manier wordt gebruikt, kan PriPost de daadwerkelijk gemaakte kosten (in verband met extra verwerking of overlast) bij de Klant in rekening brengen.
  3. Daarnaast kan dergelijk misbruik een grond opleveren voor (tussentijdse) opzegging van de overeenkomst, onverminderd PriPosts recht op schadevergoeding.

Artikel 9. Overige bepalingen

9.1 Consumenten (B2C) vs. Zakelijke Klanten (B2B)

  1. Indien PriPost ook particuliere (consumenten) bedient, heeft de consument bij een overeenkomst op afstand (zoals online aanmelding) in beginsel een herroepingsrecht van 14 dagen, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is. Zie de PriServices – Algemene Voorwaarden (artikel 6) voor de precieze regeling.
  2. Bedient PriPost zakelijke klanten, dan is deze bepaling niet van toepassing.

9.2 Wijziging van de Dienst

  1. PriPost kan de inhoud en opzet van de postverwerkingsdienst wijzigen of (gedeeltelijk) beëindigen om bedrijfseconomische, wettelijke of operationele redenen. De Klant wordt minimaal 30 dagen voor de inwerkingtreding geïnformeerd, tenzij dringende redenen een kortere termijn rechtvaardigen.
  2. In geval van een substantiële verslechtering van de dienstverlening heeft de Klant het recht de Overeenkomst op te zeggen conform artikel 5.

9.3 Rechtskeuze en forum

  1. Op deze PriPost - Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Den Haag, in overeenstemming met de PriServices – Algemene Voorwaarden.

9.4 Wijziging en versie

  1. Wij verwijzen voor de mogelijkheid tot wijzigen van deze Dienstspecifieke Voorwaarden naar artikel 5.2 van de PriServices – Algemene Voorwaarden, waarin is bepaald dat wijzigingen kunnen worden doorgevoerd, met een aankondiging van 30 dagen voorafgaand aan de inwerkingtreding.
  2. Deze Dienstspecifieke Voorwaarden zijn voor het laatst gewijzigd op de hieronder vermelde datum en gepubliceerd op de website van PriPost.
  3. Van toepassing is steeds de laatst gepubliceerde versie, zoals van kracht ten tijde van het aangaan van de Overeenkomst.
  4. In geval van tegenstrijdigheden of verschillen tussen de Nederlandse versie van deze voorwaarden en de vertalingen in andere talen, is de Nederlandse versie bindend.

Einde PriPost – Dienstspecifieke Voorwaarden

Versie: 2.0

Datum: 18-01-2025